Vr100 133106 contabilidad-1
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lunes, 30 de mayo de 2011
martes, 29 de marzo de 2011
PREGUNTAS
1. ¿Qué es el estatuto tributario?
2. Según el estatuto tributario, ¿Qué es el IVA?
3. ¿En qué libro se encuentra el reglamento de los impuestos?
4. Defina la retención en la fuente
5. ¿Qué son obligaciones tributarias?
6. ¿Qué es la DIAN, según el ETC?
7. ¿Las personas naturales están sometidas al impuesto?
8. ¿El estatuto tributario no le debe faltar a ningún contador público o auxiliar contable?
9. ¿Para qué sirve el estatuto del ETC?
10. ¿Qué contiene el ETC?
RESPUESTAS
1.Es una compilación de normas jurídicas con fuerza de Ley que regulan los impuestos de renta y complementarios, ventas, timbre, retención en la fuente y procedimiento administrativo en relación a dichos tributos y retenciones.
2.Es el impuesto nacional a los consumos que se aplica en cada una de las etapas del proceso económico, en proporción al valor agregado al producto y prestación de servicios.
3.Estatuto tributario.
4.La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente
5.Las obligaciones tributarias pueden ser materiales y formales. Las obligaciones materiales consisten en el pago de una cantidad de dinero y son:
· La obligación tributaria principal. Tiene por objeto el pago de la cuota tributaria (art. 19 LGT).
· La obligación de realizar pagos a cuenta. Consiste en satisfacer un importe a cuenta de la obligación tributaria principal. Dicho importe podrá deducirse de la obligación principal salvo que la ley propia de cada tributo indique la posibilidad de deducir una cantidad distinta. Es una obligación autónoma respecto de la obligación principal. La obligación de realizar pagos a cuenta puede ser (art. 23 LGT):
o Obligación de realizar retención.
o Obligación de realizar pagos fraccionados.
o Obligación de realizar ingresos a cuenta.
· Las obligaciones entre particulares derivadas del tributo. Son las que tienen por objeto una prestación de naturaleza tributaria exigible entre obligados tributarios. Entre otras las que se generan como consecuencia de actos de repercusión, retención o ingreso a cuenta (art. 24 LGT).
· Las obligaciones accesorias. Son pagos que se deben satisfacer a la Administración tributaria, distintos de los anteriores, y cuya exigencia se impone en relación con otra obligación tributaria. Son obligaciones accesorias el interés de demora, los recargos por declaración extemporánea, los recargos del período ejecutivo así como otras que imponga la ley. Las sanciones tributarias no tienen la consideración de obligaciones accesorias (art. 25 LGT).
Las obligaciones formales no tienen carácter monetario y son impuestas por la normativa a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros. Las disposiciones reglamentarias podrán regular las circunstancias relativas al cumplimiento de las obligaciones tributarias formales. Entre otras son obligaciones formales (art. 29 LGT):
· La obligación de presentar declaraciones censales por las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades u operaciones empresariales y profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención.
· La obligación de solicitar y utilizar el número de identificación fiscal en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria.
· La obligación de presentar declaraciones, autoliquidaciones y comunicaciones.
· La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados. En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.
· La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
· La obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.
· La obligación de facilitar la práctica de inspecciones y comprobaciones administrativas.
· La obligación de entregar un certificado de las retenciones o ingresos a cuenta practicados a los obligados tributarios perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.
· Las obligaciones de esta naturaleza que establezca la normativa aduanera.
6.Es la sigla con la cual es conocida la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales de la república de Colombia.
7.Sí, están sometidas a un impuesto.
8.No le debe faltar a ninguno.
9.Sirve para iniciar un negocio
10. Contiene normal y leyes relacionadas con el área fiscal
PREGUNTAS
1.¿Que es el código de comercio y cuales son sus funciones?
2. ¿Cómo es el proceso histórico del código de comercio?
3. ¿Qué rige el código de comercio?
4. ¿Cuál es el objetivo del código de comercio?
5. ¿El código de comercio forma parte del derecho privado?
6. Enumere las partes del código de comercio colombiano
7. Según el código de comercio; defina actos mercantiles y contratos mercantiles
8. Según el código de comercio; explique las entidades encargadas de vigilar las sociedades.
9. Defina los títulos valor según el código de comercio colombiano
10. ¿Qué contiene el código de comercio colombiano?
RESPUESTAS
1. Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas de Derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles. Y su función es regular mediante la aplicación de la ley las operaciones entre empresas cuya actividad sea la de comercio.
2. Una de las obras más importantes de napoleon fue la Codificación de Derecho. Luego de sistematizar el Derecho Civil, se dedicó a la parte comercial, que reunió en cuatro libros y 648 artículos, con su participación personal. El primer libro se denominaba: “Del Comercio en General”, el segundo libro: “Leyes Particulares del Comercio Marítimo”, el libro tercero: “Quiebra”, y el libro cuarto: “Juicios y Procedimientos a seguir en el Comercio”.
Luego de ser preparado desde el 1 de abril del año 1801, por una comisión de siete integrantes, cuya presidencia la ostentó el Ministro del Interior, Gorneau, el 27 de julio de 1807, a su vuelta triunfal de las campañas contra Rusia, Inglaterra, y Prusia, Napoleón se dedicó, desde el día 28, a dirigir los trabajos que dieran forma final al Código de Comercio, en la Comisión del Consejo de Estado, donde estaba el proyecto detenido desde 1806. Fue promulgado, luego de ser aprobado por partes por la Cámara Legislativa, el 15 de septiembre de 1807, y su vigencia se prorrogó al 1 de enero de 1808.
El Código de Comercio de 1807, no fue el primer intento francés por poner orden a las normas que regían las obligaciones de los comerciantes y los actos de comercio.
Una Ordenanza de 1627, intentó unificar a las normas comerciales, dentro de una variedad de temas. Colbert, ministro de Luis XIV, dictó cinco ordenanzas, entre las cuales figuraba el “Código Savary” en homenaje a su autor, divido en 12 títulos con 122 artículos, cuyo nombre oficial era “Edicto del rey para servir de reglamento al comercio de negociantes y mercaderes al por mayor y al por menor “ sobre legislación de comercio terrestre en 1673,. Se establecieron tarifas impositivas únicas en todo el territorio nacional y normas sobre concursos y balances para evitar el fraude, reglamentando las costumbres comerciales medievales.
Este Código fue perfeccionado en 1774 a través del proyecto de Hue Miromesnil, que pretendió aunar criterios jurisprudenciales, y prácticas comerciales más recientes. En 1681 se dictaron normas para el comercio marítimo Estos proyectos y reglamentos fueron los antecedentes de Código de Comercio de 1807, que reunió las reglas del comercio marítimo y terrestre.
El Código de Napoleón fue un valioso antecedente de los Códigos modernos, europeos (el español de 1885 y el italiano de 1882) y americanos (el brasileño de 1850, el
argentino de 1862, el chileno tres años más tarde, y en 1873, el de Venezuela) pues fue concebido con una visión de universalidad. Trataba de la quiebra y su carácter fraudulento, de la objetividad de los actos de comercio, caracterizado por su ánimo de ganancia o lucro, a los que independizó del carácter de comerciante de sus ejecutores, pero la cambiante realidad comercial, obligó a cambiar muchas de sus disposiciones, a fin de adaptarlo a la realidad de un tiempo muy revolucionaria en materia comercial.
argentino de 1862, el chileno tres años más tarde, y en 1873, el de Venezuela) pues fue concebido con una visión de universalidad. Trataba de la quiebra y su carácter fraudulento, de la objetividad de los actos de comercio, caracterizado por su ánimo de ganancia o lucro, a los que independizó del carácter de comerciante de sus ejecutores, pero la cambiante realidad comercial, obligó a cambiar muchas de sus disposiciones, a fin de adaptarlo a la realidad de un tiempo muy revolucionaria en materia comercial.
La aparición de la Banca en Francia, el 13 de febrero de 1800, cada vez más influyente, las nuevas formas de sociedades comerciales, el desarrollo del comercio internacional y una industria cada vez más pujante, hicieron que se mantuvieran solo 150 de sus disposiciones.
3. El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.
4.Ordenar la actividad comercial.
5. Si, forma parte del derecho privado.
RETOALIMENTACION DE CONTRATO DE TRABAJO
1. ¿Qué es contrato de trabajo?
Es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero y aquel a pagar por estos servicios de remuneración determinada
2. ¿Quién puede firmar el contrato de trabajo?
El gerente o empresario y el trabajador
3. Cuál es la duración máxima de un periodo de prueba
No podrá exceder de 6 meses para los técnicos titulados de 2, es para el resto de los trabajadores, en las empresas con menos de 25 el periodo de prueba no podrá exceder de 3 meses
4. Como y quien puede rescindir la relación laboral durante el periodo de prueba
Cualquiera de las partes puede rescindir la relación laboral
5. Que derechos tiene el trabajador durante el periodo de prueba
El trabajador tendrá los mismos derechos y obligaciones correspondientes al puesto de trabajo que desempeñe como si fuera plantilla
6. Hace falta visar con antelación para la recepción de un contrato durante el periodo de prueba
(No salvo pacto que indique lo contrario)
7. ¿Cómo se formaliza un contrato de trabajo?
Debe formalizarse tanto por escrito como de palabra
8. Que debe figurar en el contrato de trabajo
-lugar y fecha del contrativo
-individualización de las partes con indicación de nacionalidad y fechas de nacimiento
-determinación de la naturaleza de los servicios y del lugar o cuidado en que hayan que presentarse
-duración y distribución de la jornada de trabajo
-plazo de contrato
-demás partes que acorden
9. Cuando finaliza un contrato de trabajo
Puede terminar cuando se verifique algunas de las causas de terminación contempladas en el artículo 159 del código de trabajo o cuando el empleador le pone termino
10. Cuáles son los tipos de trabajo
- A plazo fijo
- De reemplazo
- Indefinido
- A término fijo
- Laboral
-No laboral
- Por prestación de servicios
- A término indefinido
RETROALIMENTACION CODIGO DE TRABAJO
1. Las entidades que regulan este decreto son.
Promotoras del servicio de salud
2. Las normas contenidas en el presente decreto tienen por objeto.
Ninguna
3. El código de trabajo es basado en la ley.
1 y 2
4. Que significa ARC y cuál es su función.
Administradora de régimen común
5. No podrían imponer restricción que significa requisitos adicionales a la autorización.
Administradora de régimen social
6. Podrá convenir con la forma de contratación y pago que más se ajuste a sus necesidades e intereses.
Entidades de salud
7. Las ARC deberán recibir factores de las instituciones de salud como mínimo durante
Los 20 primeros meses
8. La contratación y pago por capacitación se sujeta las reglas de conformidad con la ley
9. Que es la ARP, EPS cuáles son sus funciones.
Administradoras de riesgos profesionales
10. Que es el código sustantivo de trabajo que contiene y papa que sirve
Es lo que generalmente tiene todo sobre el trabajor y sirve para sus deberes y derechos
RETROALIMENTACION DOCUMENTOS COMERCIALES.
1. ¿que son documentos comerciales?
Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
2.¿cuáles son los documentos comerciales?
Recibo de caja.
Recibo de consignación bancaria.
Comprobante de depósito y retiro.
Factura.
Comprobante de venta con tarjeta de crédito.
Cheque.
Nota de pedido o de compra.
Comprobante de egreso.
Letra de cambio.
Pagare.
Nota débito.
Nota crédito.
Recibo de caja menor o reembolso.
Pedido.
Remito.
Kàrdex.
Cotización.
Conciliación bancaria.
3.¿para qué sirven los documentos?
Desde el punto de vista contable sirven como base para la anotación en los libros o requisitos de contabilidad.
4.¿qué diferencia hay entre el cheque y consignación bancaria?
El cheque, es un documento autorizado para extraer dinero de una cuenta y la consignación bancaria es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes.
5.¿qué es comprobante de contabilidad?
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
6.¿qué es comprobante de egreso o pago?
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
7. ¿qué es nota débito?
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
8¿qué es nota crédito?
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.
9¿cómo se clasifican los documentos?
Los podemos clasificar en dos grupos:
Negociables:Son aquellos que poseen un valor comercial dado que se atribuye un derecho o un deber ante un tercer ente.
No negociables:Son aquellos que solo son parte de un registro contable y no se pueden vender.
10.¿para qué sirve la remisión o remito?
Sirve para ejecutar la entrega de los bienes vendidos.
1. ¿Qué es contrato de trabajo?
Es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero y aquel a pagar por estos servicios de remuneración determinada
2. ¿Quién puede firmar el contrato de trabajo?
El gerente o empresario y el trabajador
3. Cuál es la duración máxima de un periodo de prueba
No podrá exceder de 6 meses para los técnicos titulados de 2, es para el resto de los trabajadores, en las empresas con menos de 25 el periodo de prueba no podrá exceder de 3 meses
4. Como y quien puede rescindir la relación laboral durante el periodo de prueba
Cualquiera de las partes puede rescindir la relación laboral
5. Que derechos tiene el trabajador durante el periodo de prueba
El trabajador tendrá los mismos derechos y obligaciones correspondientes al puesto de trabajo que desempeñe como si fuera plantilla
6. Hace falta visar con antelación para la recepción de un contrato durante el periodo de prueba
(No salvo pacto que indique lo contrario)
7. ¿Cómo se formaliza un contrato de trabajo?
Debe formalizarse tanto por escrito como de palabra
8. Que debe figurar en el contrato de trabajo
-lugar y fecha del contrativo
-individualización de las partes con indicación de nacionalidad y fechas de nacimiento
-determinación de la naturaleza de los servicios y del lugar o cuidado en que hayan que presentarse
-duración y distribución de la jornada de trabajo
-plazo de contrato
-demás partes que acorden
9. Cuando finaliza un contrato de trabajo
Puede terminar cuando se verifique algunas de las causas de terminación contempladas en el artículo 159 del código de trabajo o cuando el empleador le pone termino
10. Cuáles son los tipos de trabajo
- A plazo fijo
- De reemplazo
- Indefinido
- A término fijo
- Laboral
-No laboral
- Por prestación de servicios
- A término indefinido
RETROALIMENTACION CODIGO DE TRABAJO
1. Las entidades que regulan este decreto son.
Promotoras del servicio de salud
2. Las normas contenidas en el presente decreto tienen por objeto.
Ninguna
3. El código de trabajo es basado en la ley.
1 y 2
4. Que significa ARC y cuál es su función.
Administradora de régimen común
5. No podrían imponer restricción que significa requisitos adicionales a la autorización.
Administradora de régimen social
6. Podrá convenir con la forma de contratación y pago que más se ajuste a sus necesidades e intereses.
Entidades de salud
7. Las ARC deberán recibir factores de las instituciones de salud como mínimo durante
Los 20 primeros meses
8. La contratación y pago por capacitación se sujeta las reglas de conformidad con la ley
9. Que es la ARP, EPS cuáles son sus funciones.
Administradoras de riesgos profesionales
10. Que es el código sustantivo de trabajo que contiene y papa que sirve
Es lo que generalmente tiene todo sobre el trabajor y sirve para sus deberes y derechos
RETROALIMENTACION DOCUMENTOS COMERCIALES.
1. ¿que son documentos comerciales?
Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
2.¿cuáles son los documentos comerciales?
Recibo de caja.
Recibo de consignación bancaria.
Comprobante de depósito y retiro.
Factura.
Comprobante de venta con tarjeta de crédito.
Cheque.
Nota de pedido o de compra.
Comprobante de egreso.
Letra de cambio.
Pagare.
Nota débito.
Nota crédito.
Recibo de caja menor o reembolso.
Pedido.
Remito.
Kàrdex.
Cotización.
Conciliación bancaria.
3.¿para qué sirven los documentos?
Desde el punto de vista contable sirven como base para la anotación en los libros o requisitos de contabilidad.
4.¿qué diferencia hay entre el cheque y consignación bancaria?
El cheque, es un documento autorizado para extraer dinero de una cuenta y la consignación bancaria es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes.
5.¿qué es comprobante de contabilidad?
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
6.¿qué es comprobante de egreso o pago?
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
7. ¿qué es nota débito?
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
8¿qué es nota crédito?
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.
9¿cómo se clasifican los documentos?
Los podemos clasificar en dos grupos:
Negociables:Son aquellos que poseen un valor comercial dado que se atribuye un derecho o un deber ante un tercer ente.
No negociables:Son aquellos que solo son parte de un registro contable y no se pueden vender.
10.¿para qué sirve la remisión o remito?
Sirve para ejecutar la entrega de los bienes vendidos.
lunes, 22 de noviembre de 2010
AUTOEVALUACION
1. soy competente en el ser, en el saber, en el hacery en el convivir 5.0
2. elaboracion de preguntas ICFES en administracion , nomina, retenfuente en IVA , legalizacion y organizacion, documentos comerciales, titulos valor. 4.5
3. liquidacion en nomina del trabajador o empleador 4.5
4. desarrollo del taller de empresa. 4.0
5. blog actualizado con diapositivas de la empresa : identidad corporativa , contabilizacion y legalizacion. 5.0
TOTAL: 4.6
martes, 9 de noviembre de 2010
lunes, 8 de noviembre de 2010
martes, 2 de noviembre de 2010
PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA
VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL.
•En el puesto de información de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Comercio, puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
•Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va a dedicar.
•Cancele el valor de la consulta la cual cuesta $1.500.
•Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.
Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente:
ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BÁSICO:
•Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.
•La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
•El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
•El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales.
•El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).
•Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio).
•Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto.
•Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal.
•La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
•Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.
Modelo de minuta de una sociedad limitada:
En la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, República de Colombia, a primero de julio de mil novecientos noventa y ocho, el señor Juan Martínez Robledo y Oscar Rueda Osorio, mayores de edad, con domicilio en Medellín, identificados con las cédulas de ciudadanía números ........................................, obrando en nombre propio, manifestaron que constituirán una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regirá por las normas establecidas en el código de comercio y en especial por los siguientes estatutos:
Artículo 1: Nombre o razón social: la sociedad se denominará "XY Limitada".
Artículo 2: Domicilio: el domicilio principal será en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en otras ciudades del país como en el exterior.
Artículo 3: Objeto social: la compañía tiene por objeto social: diseño, producción y comercialización de productos y servicios de publicidad gráfica y compra y venta de materias primas. En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o con participación de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, efectuar operaciones de préstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías y endosar, adquirir y negociar títulos valores.
Artículo 4: Duración de la sociedad: se fija en 10 años, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podrá mediante reforma, prolongar dicho término o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho término expire.
Artículo 5: el capital de la sociedad es la suma de $10.000.000.
Artículo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal de un millón de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: El socio Juan Martínez Robledo, suscribe el ochenta por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $8.000.000. El socio Oscar Rueda Osorio suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $2.000.000. así los aportes han sido pagados íntegramente a la sociedad.
Artículo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes.
Artículo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisión de nuevos socios o por la acumulación que se hicieron de utilidades por determinación de común acuerdo de los socios.
Artículo 9: Cesión de cuotas: las cuotas correspondientes al interés social de cada uno de los socios no están representadas por títulos, ni son negociables en el mercado, pero sí pueden cederse. La cesión implicará una reforma estatutaria y la correspondiente escritura será otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario.
Artículo 10: Administración: la administración de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegación no impide que la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social se someta al gerente, cuando los estatutos así lo exijan, según la voluntad de los socios.
Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecución o ejercicio de los siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades líquidas con destino a ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribución de utilidades.
Artículo 11: Reuniones: la junta de socios se reunirá ordinariamente una vez por año, el primer día de Marzo a las 10:00 de la mañana en las oficinas del domicilio de la compañía.
Artículo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendrá tantos votos como cuotas tenga en la compañía. Las decisiones se tomaran por número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad.
Artículo 13: La sociedad tendrá un gerente y un subgerente que lo reemplazará en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para períodos de un año, pero podrán ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social con las limitaciones contempladas en estos estatutos. En particular tendrá las siguientes funciones (enumere todas aquellas que considere pertinente)..............
Artículo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sociedad. Cada año a 31 de Diciembre se cortarán las cuentas, se hará un inventario y se formará el Balance de la junta de socios.
Artículo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y demás documentos, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un 10% de reserva legal...........
Articulo 16: La sociedad se disolverá por: 1. La expedición del plazo señalado para su duración. 2. La pérdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unánime de los socios. 4. Cuando el número de socios exceda de veinticinco. 5. Por demás causales señaladas en la ley.
Artículo 17: Liquidación: disuelta la sociedad se procederá a su liquidación por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o más liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos deberán registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la ciudad.
De esta manera se debe detallar toda la información referente a la sociedad con da uno de los aspectos mencionados en el contenido básico.
Nota:
Los artículos de los estatutos, deben ser normas de carácter permanente y general, deben constituir reglas estables que No requieran de ajustes.
En cuanto al diseño de los estatutos puede redactarse todos los artículos que le convengan a la organización, pero teniendo presente no establecer artículos para los estatutos que se conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa en lo relativo a operaciones comerciales o administrativas.
IR A LA NOTARÍA:
Para nuestro ejemplo el valor que se debe pagar en la Notaría para un capital de $10.000.000, es de $115.000, allí procederán a hacerle lo siguiente:
•Le transcribirán su minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas.
REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA:
Realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de constitución en la oficina de Rentas Departamentales, edificio Antioquia en la avenida Primero de Mayo con Palacé en Medellín o en los estancos oficiales.
ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRÌCULA MERCANTIL:
Adquirir en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil "Sociedades Comerciales", el cual tiene un costo de $2.000, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cámara de Comercio lo siguiente:
•El formulario de matrícula mercantil diligenciando, junto con el volante de "consulta de nombres" aprobado.
•Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser empresa unipersonal, el documento privado sino se constituyó por escritura pública.
•Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.
•Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.
•Documento de identificación del representante legal.
•Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal.
•En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotación y registro (boleta de rentas).
•Solicitar en la taquilla de la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los derechos de matrícula.
•Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago le entregarán un recibo con el cual podrá reclamar el certificado de su matrícula, así como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptación. Según nuestro ejemplo para un capital de $10.000.000 se debe cancelar $176.000.
•Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
•Luego de haber realizado la inscripción, usted podrá solicitar a la Cámara de Comercio, el certificado de existencia y representación, es un documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil.
REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO:
Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes:
•Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio.
•Libro caja - diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes.
•Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.
•Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio.
•Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario.
•Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.
En los libros de actas, deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán ser firmadas por el secretario y presidente de la reunión.
La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro, así como numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.
Los pasos a seguir en la Cámara de Comercio:
•Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cámara de Comercio.
•Pagar los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados, en la fecha que allí se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.
•Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.
IR A LA DIAN:
Ir a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trámite correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se está domiciliado. Pasos a seguir:
•Con el certificado de existencia y representación que solicite en la Cámara de Comercio, diríjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro único tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes trámites, entre otros:
o Asignación de NIT
o Inscripción en el registro de vendedores si es responsable de IVA.
•Una vez adquirido y diligenciado el formulario, preséntese ante la DIAN, con los siguientes documentos:
o Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.
o Copia de la escritura pública de constitución.
o Certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no mayor a tres meses antes de su presentación.
o Fotocopia de la cédula del representante legal.
El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del régimen simplificado no tienen obligación de declarar el IVA, los responsables del régimen común deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN.
Simultáneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para que la DIAN le autorice la numeración para las facturas que usará en su negocio.
AFILIACIÓN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP):
Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son:
Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculación de la empresa al sistema general de riesgos pr5ofesionales, la cual es suministrada sin ningún costo por la ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.
Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del trabajador al sistema general de riesgos profesionales.
RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL:
Usted deberá inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrán elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deberá adelantar el proceso de afiliación tanto de la empresa como para el trabajador, mediante la diligenciación de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida.
El formulario de afiliación del trabajador deberá diligenciarse en original y dos copias, el original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.
El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador. El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el
trabajador debe pagar una y el empleador las dos restantes.
FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS:
El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podrá elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculación, la cual se la suministra el fondo.
Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.
APORTES PARAFISCALES
Son pagos a que está obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.
Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA.
Los pasos para la afiliación de la empresa son:
•Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensación Familiar, donde conste: domicilio, NIT, información sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de compensación familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:
o Fotocopia de la cédula si es persona natural
o Certificado de existencia y representación legal vigente si es persona jurídica.
o Relación de trabajadores indicando para cada uno: número de cédula, nombre completo y salario actual.
o Formulario diligenciado de afiliación a la empresa.
o Formulario de afiliación del trabajador y de las personas a cargo.
•Para afiliar al trabajador debe:
o Presentar el formulario de inscripción del trabajador debidamente diligenciado.
o Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores.
•Una vez esté en la Caja de Compensación Familiar elegida, debe pagar durante los primeros diez días del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la nómina mensual, los cuales deberán ser asumidos por el empleador. La distribución del 9% es la siguiente:
o 2% para el SENA.
o 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
o 4% para la Caja de Compensación Familiar
•En el puesto de información de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Comercio, puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
•Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va a dedicar.
•Cancele el valor de la consulta la cual cuesta $1.500.
•Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.
Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente:
ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BÁSICO:
•Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.
•La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
•El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
•El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales.
•El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).
•Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio).
•Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto.
•Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal.
•La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
•Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.
Modelo de minuta de una sociedad limitada:
En la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, República de Colombia, a primero de julio de mil novecientos noventa y ocho, el señor Juan Martínez Robledo y Oscar Rueda Osorio, mayores de edad, con domicilio en Medellín, identificados con las cédulas de ciudadanía números ........................................, obrando en nombre propio, manifestaron que constituirán una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regirá por las normas establecidas en el código de comercio y en especial por los siguientes estatutos:
Artículo 1: Nombre o razón social: la sociedad se denominará "XY Limitada".
Artículo 2: Domicilio: el domicilio principal será en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en otras ciudades del país como en el exterior.
Artículo 3: Objeto social: la compañía tiene por objeto social: diseño, producción y comercialización de productos y servicios de publicidad gráfica y compra y venta de materias primas. En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o con participación de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, efectuar operaciones de préstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías y endosar, adquirir y negociar títulos valores.
Artículo 4: Duración de la sociedad: se fija en 10 años, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podrá mediante reforma, prolongar dicho término o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho término expire.
Artículo 5: el capital de la sociedad es la suma de $10.000.000.
Artículo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal de un millón de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: El socio Juan Martínez Robledo, suscribe el ochenta por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $8.000.000. El socio Oscar Rueda Osorio suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $2.000.000. así los aportes han sido pagados íntegramente a la sociedad.
Artículo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes.
Artículo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisión de nuevos socios o por la acumulación que se hicieron de utilidades por determinación de común acuerdo de los socios.
Artículo 9: Cesión de cuotas: las cuotas correspondientes al interés social de cada uno de los socios no están representadas por títulos, ni son negociables en el mercado, pero sí pueden cederse. La cesión implicará una reforma estatutaria y la correspondiente escritura será otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario.
Artículo 10: Administración: la administración de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegación no impide que la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social se someta al gerente, cuando los estatutos así lo exijan, según la voluntad de los socios.
Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecución o ejercicio de los siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades líquidas con destino a ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribución de utilidades.
Artículo 11: Reuniones: la junta de socios se reunirá ordinariamente una vez por año, el primer día de Marzo a las 10:00 de la mañana en las oficinas del domicilio de la compañía.
Artículo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendrá tantos votos como cuotas tenga en la compañía. Las decisiones se tomaran por número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad.
Artículo 13: La sociedad tendrá un gerente y un subgerente que lo reemplazará en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para períodos de un año, pero podrán ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social con las limitaciones contempladas en estos estatutos. En particular tendrá las siguientes funciones (enumere todas aquellas que considere pertinente)..............
Artículo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sociedad. Cada año a 31 de Diciembre se cortarán las cuentas, se hará un inventario y se formará el Balance de la junta de socios.
Artículo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y demás documentos, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un 10% de reserva legal...........
Articulo 16: La sociedad se disolverá por: 1. La expedición del plazo señalado para su duración. 2. La pérdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unánime de los socios. 4. Cuando el número de socios exceda de veinticinco. 5. Por demás causales señaladas en la ley.
Artículo 17: Liquidación: disuelta la sociedad se procederá a su liquidación por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o más liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos deberán registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la ciudad.
De esta manera se debe detallar toda la información referente a la sociedad con da uno de los aspectos mencionados en el contenido básico.
Nota:
Los artículos de los estatutos, deben ser normas de carácter permanente y general, deben constituir reglas estables que No requieran de ajustes.
En cuanto al diseño de los estatutos puede redactarse todos los artículos que le convengan a la organización, pero teniendo presente no establecer artículos para los estatutos que se conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa en lo relativo a operaciones comerciales o administrativas.
IR A LA NOTARÍA:
Para nuestro ejemplo el valor que se debe pagar en la Notaría para un capital de $10.000.000, es de $115.000, allí procederán a hacerle lo siguiente:
•Le transcribirán su minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas.
REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA:
Realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de constitución en la oficina de Rentas Departamentales, edificio Antioquia en la avenida Primero de Mayo con Palacé en Medellín o en los estancos oficiales.
ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRÌCULA MERCANTIL:
Adquirir en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil "Sociedades Comerciales", el cual tiene un costo de $2.000, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cámara de Comercio lo siguiente:
•El formulario de matrícula mercantil diligenciando, junto con el volante de "consulta de nombres" aprobado.
•Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser empresa unipersonal, el documento privado sino se constituyó por escritura pública.
•Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.
•Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.
•Documento de identificación del representante legal.
•Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal.
•En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotación y registro (boleta de rentas).
•Solicitar en la taquilla de la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los derechos de matrícula.
•Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago le entregarán un recibo con el cual podrá reclamar el certificado de su matrícula, así como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptación. Según nuestro ejemplo para un capital de $10.000.000 se debe cancelar $176.000.
•Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
•Luego de haber realizado la inscripción, usted podrá solicitar a la Cámara de Comercio, el certificado de existencia y representación, es un documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil.
REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO:
Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes:
•Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio.
•Libro caja - diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes.
•Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.
•Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio.
•Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario.
•Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.
En los libros de actas, deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán ser firmadas por el secretario y presidente de la reunión.
La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro, así como numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.
Los pasos a seguir en la Cámara de Comercio:
•Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cámara de Comercio.
•Pagar los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados, en la fecha que allí se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.
•Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.
IR A LA DIAN:
Ir a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trámite correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se está domiciliado. Pasos a seguir:
•Con el certificado de existencia y representación que solicite en la Cámara de Comercio, diríjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro único tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes trámites, entre otros:
o Asignación de NIT
o Inscripción en el registro de vendedores si es responsable de IVA.
•Una vez adquirido y diligenciado el formulario, preséntese ante la DIAN, con los siguientes documentos:
o Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.
o Copia de la escritura pública de constitución.
o Certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no mayor a tres meses antes de su presentación.
o Fotocopia de la cédula del representante legal.
El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del régimen simplificado no tienen obligación de declarar el IVA, los responsables del régimen común deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN.
Simultáneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para que la DIAN le autorice la numeración para las facturas que usará en su negocio.
AFILIACIÓN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP):
Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son:
Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculación de la empresa al sistema general de riesgos pr5ofesionales, la cual es suministrada sin ningún costo por la ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.
Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del trabajador al sistema general de riesgos profesionales.
RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL:
Usted deberá inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrán elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deberá adelantar el proceso de afiliación tanto de la empresa como para el trabajador, mediante la diligenciación de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida.
El formulario de afiliación del trabajador deberá diligenciarse en original y dos copias, el original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.
El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador. El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el
trabajador debe pagar una y el empleador las dos restantes.
FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS:
El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podrá elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculación, la cual se la suministra el fondo.
Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.
APORTES PARAFISCALES
Son pagos a que está obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.
Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA.
Los pasos para la afiliación de la empresa son:
•Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensación Familiar, donde conste: domicilio, NIT, información sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de compensación familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:
o Fotocopia de la cédula si es persona natural
o Certificado de existencia y representación legal vigente si es persona jurídica.
o Relación de trabajadores indicando para cada uno: número de cédula, nombre completo y salario actual.
o Formulario diligenciado de afiliación a la empresa.
o Formulario de afiliación del trabajador y de las personas a cargo.
•Para afiliar al trabajador debe:
o Presentar el formulario de inscripción del trabajador debidamente diligenciado.
o Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores.
•Una vez esté en la Caja de Compensación Familiar elegida, debe pagar durante los primeros diez días del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la nómina mensual, los cuales deberán ser asumidos por el empleador. La distribución del 9% es la siguiente:
o 2% para el SENA.
o 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
o 4% para la Caja de Compensación Familiar
Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste.
Ajustes de Gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general.
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado
El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada mas el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo día del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos que se han devengado pero que aun no se han recibido o registrado se llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
Balanza de comprobación ajustada
Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por Inflación
El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el transcurso del tiempo.
Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciación de activos fijos
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor histórico. El ajuste se hará cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la cuenta de exceso o insuficiencia de capital.
La depreciación acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.
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